Plans D’Urgence

PLANS D’URGENCE POUR LES CATASTROPHES NATURELLES ET AUTRES ÉVÉNEMENTS FORTUITS OU PRÉVISIBLES

Tous les membres du personnel de l’institution seront formés pour faire face efficacement à la situation, notamment en gardant leur calme et en aidant les visiteurs si nécessaire. S’il leur est demandé de quitter le bâtiment, ils doivent le faire immédiatement dans le calme et l’ordre, en ligne et en utilisant les escaliers de secours.

Il convient d’utiliser la partie indiquée par les cartes d’évacuation qui se trouvent dans tout le bâtiment. En descendant les escaliers de secours, laissez le côté gauche dégagé afin que le personnel de secours puisse accéder à l’intérieur du bâtiment en cas de besoin. N’utilisez jamais l’ascenseur comme voie d’évacuation. L’ordre de quitter les bureaux du bâtiment sera donné par le président de l’institution et/ou l’un des vice-présidents. Si aucune de ces personnes n’est présente, la décision doit être prise par le comptable.

Le point de rencontre sera la zone d’entrée entre l’église de l’UAA et le bâtiment de l’SETAI. Le comptable est la personne chargée de faire l’appel pour vérifier que tous les membres du personnel, ainsi que les visiteurs, le cas échéant, ont quitté le bâtiment. Il est interdit de retourner dans le bâtiment pour récupérer des objets personnels tant que la situation d’urgence n’est pas passée.

Plan d’action en cas d’incendie :

Dès qu’une personne détecte un incendie ou que l’alarme incendie retentit, les employés et les visiteurs doivent quitter le bâtiment de manière calme, ordonnée et contrôlée, en suivant les instructions de la procédure d’évacuation générale. Avant d’ouvrir une porte, n’oubliez pas de toucher la porte avec le dos de la main. S’il fait chaud, vous ne devez PAS ouvrir la porte.

Si vous êtes bloqué dans votre zone, fermez les portes et les fenêtres en plaçant un morceau de tissu, tel qu’un rideau ou une chemise, sur la fenêtre pour alerter les autorités que vous êtes bloqué et bloquez les ouvertures de la porte avec un morceau de tissu humide. Le comptable se chargera de contacter les pompiers pour signaler l’incendie.

Si vous avez pu sortir de votre logement, vous ne devez pas y retourner pour chercher vos affaires. S’il y a beaucoup de fumée, vous devez vous accroupir et ramper au ras du sol pour éviter d’inhaler de grandes quantités de fumée. En outre, vous devez vous couvrir la bouche et le nez avec un morceau de tissu humide pour éviter d’inhaler des fumées toxiques tout en suivant l’itinéraire d’évacuation indiqué sur les cartes d’évacuation.

Une fois dans la zone désignée (parking entre l’église de l’UAA et l’SETAI), le comptable doit faire l’appel et communiquer aux autorités le nombre de personnes qui n’ont pas pu évacuer.

Plan d’action en cas de tremblement de terre :

Avant un événement sismique :

Avant un événement sismique, le comité d’urgence évaluera les risques structurels et les signalera afin de minimiser tout danger pendant l’événement. Le plan de gestion d’urgence en cas de tremblement de terre sera également préparé et présenté aux employés. Des journées d’exercices d’évacuation seront prévues chaque année dans le calendrier de l’établissement. En outre, les risques émotionnels (personnes incapables de gérer la situation en cas d’urgence) seront identifiés.

Chaque bureau doit disposer d’un kit d’urgence contenant au moins une bouteille d’eau, une trousse de premiers secours, une lampe de poche, des sacs poubelles et un sifflet.

Pendant un événement sismique :

Lors d’un événement sismique, vous devez rester calme et, si possible, ne pas bouger. Ne vous enfuyez pas. Abritez-vous sous une table ou un bureau qui offre une protection et tenez-vous-y afin de ne pas être découvert par les secousses. Si vous n’avez pas d’endroit où vous abriter, placez-vous contre un mur ou une structure solide en formant ce que l’on appelle un triangle de vie (voir l’image du triangle de vie). Restez calme et attendez que la secousse passe.

Après un événement sismique :

Après la fin du tremblement de terre, il faut quitter le bâtiment le plus rapidement possible, mais sans courir. Une fois que tout le monde est au point de rencontre (parking entre l’église de l’UAA et l’SETAI), le comptable fait l’appel des employés et des visiteurs pour informer l’administrateur responsable et les autorités compétentes, tandis que le comité d’urgence se charge de fournir les premiers soins à ceux qui en ont besoin. Après une inspection du bâtiment par les autorités compétentes pour détecter d’éventuels dommages structurels, le bâtiment peut être restitué s’il est établi qu’il n’y a pas de risque. Le bâtiment ne se trouve pas dans une zone désignée comme présentant un risque de tsunami, mais les employés et les visiteurs en seront informés pour les aider à rester calmes. N’oubliez pas de ne pas utiliser les téléphones, sauf en cas de nécessité absolue.

Plan d’action en cas d’alerte à la bombe ou à l’engin explosif :

Tout appel reçu avec une alerte à la bombe sera considéré comme réel. Vous devez noter tous les détails de l’appel, tels que l’heure et le numéro de téléphone de l’appelant. Lorsque vous parlez à l’appelant, restez calme et essayez d’obtenir des informations sur l’heure et le lieu de l’explosion. Essayez d’identifier les bruits de fond, ainsi que le plus grand nombre possible de caractéristiques de l’appelant, telles que le sexe, l’âge et l’origine ethnique. Le président doit être informé immédiatement.

Le président du séminaire, ou son délégué, donnera l’ordre de quitter les lieux, tandis que le comptable contactera la police de Porto Rico pour procéder à une inspection visuelle afin d’essayer de trouver au premier coup d’œil tout objet qui peut sembler étrange et qui n’a pas de propriétaire apparent. Ne touchez en aucun cas aux paquets ou liasses suspects. La police portoricaine sera appelée immédiatement au 911 et appellera immédiatement la police portoricaine.

Plan d’action en cas d’explosion :

En cas d’explosion, tout le personnel administratif et les visiteurs doivent se jeter au sol dans la direction opposée à l’onde de souffle. Après l’explosion, les autorités compétentes seront informées du lieu de l’explosion, du nombre de blessés et/ou de victimes et de l’ampleur des dégâts. Si le bâtiment doit être évacué, la même procédure d’évacuation que celle utilisée en cas d’incendie sera suivie.

Plan d’action en cas de tir actif :

L’employé qui entend en premier les détonations alerte le reste du personnel en criant fort : Tireur, tout le monde à l’étage ! Si quelqu’un est identifié avec des armes, il doit crier : Quelqu’un avec une arme ! Quelqu’un avec une arme !

Tout le monde se met à terre pour se protéger. Si vous en avez le temps, chaque employé doit s’enfermer dans son bureau et placer des meubles pour bloquer l’entrée du bureau. Si possible, essayez de bloquer la visibilité de la porte vitrée avec du papier.

Une fois que les détonations ont cessé (ou que l’agresseur potentiel est hors de vue), attendez un délai raisonnable. Si l’événement est terminé, une annonce sera faite par téléphone indiquant que l’alerte au tireur actif a cessé. Les médias sociaux ne doivent pas être utilisés pour provoquer la panique.

Le président ou un administrateur survivant procède à une inspection et détermine s’il y a eu des victimes. Si c’est le cas, le comptable contactera les services médicaux appropriés.

Plan d’action en cas de tempête ou d’ouragan :

Lorsqu’une veille de tempête ou d’ouragan est émise pour Porto Rico, le personnel doit être attentif aux communications du Centre météorologique national. Restez calme avant toute chose. Si le passage de la tempête ou de l’ouragan est imminent (une veille d’ouragan est émise), le président autorisera le début des préparatifs pour protéger les vies et les biens en suivant les procédures ci-dessous.

Avant l’ouragan :

Le président fera une déclaration qui sera distribuée aux étudiants, aux coordinateurs et aux administrateurs pour les informer que le plan d’urgence est activé en raison d’un événement météorologique et qu’il y aura une fermeture temporaire du travail.
Le personnel désigné par le président vérifiera s’il y a des débris à proximité afin d’éviter que des fenêtres ne se brisent à cause de ces débris.
Chaque personne sera responsable de la sécurisation de tout le matériel dans son bureau respectif. Ils doivent recouvrir les livres de plastique pour éviter qu’ils ne soient mouillés et retirer du sol tout ce qui peut être endommagé. Ils peuvent ensuite aider leurs collègues qui ont besoin d’aide dans leurs zones respectives.
Débranchez tous les appareils électriques et éloignez-les des fenêtres (éteignez tous les interrupteurs si possible).
Tout ce qui peut être endommagé dans les réfrigérateurs doit être jeté.
En cas de week-end, l’administrateur qui habite le plus près du bureau peut appeler les personnes clés pour différentes tâches dans le bureau (de préférence celles qui habitent le plus près du bureau).
Chaque employé doit prendre des photos de tout ce qui se trouve dans son espace de travail.
Le vice-président chargé des finances ou son délégué doit s’assurer que l’usine dispose d’un réservoir de carburant diesel plein et en bon état (vérification du filtre et de l’huile).
Le vice-président chargé des finances ou son délégué doit avancer la paie (si un événement météorologique majeur est imminent) deux jours avant le passage de l’événement météorologique.
Trois jours avant le passage de l’événement météorologique, le vice-président chargé des finances doit retirer des liquidités de deux listes de paie pour payer le personnel au cas où le système bancaire s’effondrerait.
L’assistant administratif académique doit mettre à jour la liste des numéros de téléphone et des adresses de chaque employé.
Le président doit donner au personnel suffisamment de temps pour rentrer chez lui en toute sécurité.
Distribuer des radios de communication à tous les employés en cas de perte de communication.
Il est prévu que la plupart des documents soient dans le nuage. Toutefois, ils doivent être sauvegardés dans le nuage ou sur des disques durs pour assurer la continuité des activités.

Après l’ouragan :

Vérifiez le bien-être des employés à leur domicile et assurez-vous que leurs besoins sont satisfaits.
Vérifier l’état du bâtiment et les services disponibles (électricité, internet, eau, etc.). Le président du séminaire informera par le biais des radios de communication de la date de reprise du travail dans le bâtiment.