Séminaire Théologique Adventiste Interaméricain

Manuel de travail à distance

Décembre 2022

INTRODUCTION

Ce document a pour but de présenter un guide pour répondre aux exigences établies par le Séminaire théologique adventiste interaméricain pour le travail à distance en cas d’urgence ou lorsque cela est nécessaire. Il est en cours de révision et d’approbation, par conséquent, des modifications peuvent être apportées à une date ultérieure.

DÉFINITION DU TRAVAIL À DISTANCE

Le travail à distance est défini comme tout travail effectué dans un lieu non centralisé. Pour l’SETAI, cela signifie que lorsqu’il existe une justification autorisée par la direction, que ce soit en raison d’urgences météorologiques, de routes impraticables, de situations sanitaires ou de tout autre problème rendant impossible le travail depuis les bureaux, le travail à distance peut être utilisé. Dans le cas spécifique de la période de construction du pont d’accès aux bureaux de l’SETAI, le travail à distance autorisé signifie que le travail sera effectué en personne dans les bureaux les lundis et jeudis. Les mardis et mercredis, le travail sera effectué à domicile à l’aide des outils fournis par le séminaire (les jours peuvent être modifiés par l’administration en fonction des besoins). Les jours de télétravail, le superviseur immédiat tiendra une réunion matinale afin d’établir les tâches à effectuer au cours de la journée. Chacun doit se connecter à l’heure de la dévotion (9h00).

ITINÉRAIRE POUR LE TRAVAIL À DISTANCE

L’administration du Séminaire a établi une fréquence hebdomadaire pour le travail à distance et en personne. Selon les besoins en 2023, les lundis et jeudis seront en face-à-face et les mardis et mercredis seront à distance. Ce calendrier peut varier à la discrétion de l’administration, en fonction des besoins de chaque département et/ou de l’intérêt institutionnel. Il convient de noter que les jours fériés ou chômés suivront le calendrier autorisé par le séminaire. Tout changement sera signalé par votre supérieur hiérarchique ou lors d’une réunion du personnel, comme le stipule l’administration par l’intermédiaire du responsable des ressources humaines. Si un employé a la possibilité de se rendre dans les bureaux, sans mettre en danger sa santé ou sa sécurité, et qu’il souhaite continuer à travailler dans les bureaux, il doit en demander l’autorisation à son supérieur hiérarchique.

COMMUNICATION

Pour que le travail à distance soit efficace, la communication est essentielle. Le travail à distance est centré sur un cadre de flexibilité, de confiance mutuelle et de responsabilité dans l’accomplissement des tâches. Il est important de noter que la communication doit se faire par Zoom, Hangout, courriel ou messagerie texte (Whatsapp ou Messages). De cette manière, des preuves claires de ce qui a été discuté et convenu sont conservées. Il est important que chaque employé sache ce que l’on attend de lui et quelle est la chaîne de commandement à suivre. Il est entendu que, quelle que soit la situation, la première personne à contacter est son supérieur hiérarchique. C’est en communiquant avec ce dernier que les cas seront traités en premier lieu. Si nécessaire, le superviseur discutera de la situation avec ses supérieurs et prendra les mesures qui s’imposent. Une fois l’accord conclu, le responsable des ressources humaines doit en être informé.

ÉQUIPEMENT – UTILISATION ET MAINTENANCE

Dans le cadre du travail à distance, l’institution met à votre disposition, sous forme de prêt, le matériel nécessaire à une bonne exécution des tâches. En cas de problème avec le matériel, l’employé doit suivre les étapes suivantes :

1. Informer son supérieur hiérarchique de la situation.
2. Demander par écrit l’assistance du responsable informatique. Le responsable des technologies de l’information, en collaboration avec le supérieur hiérarchique du demandeur, coordonnera l’assistance requise. S’il est nécessaire de remplacer l’équipement ou de résoudre les problèmes de connectivité, le responsable informatique prendra les dispositions nécessaires pour répondre au besoin.
3. Le responsable informatique soumettra un bref rapport sur la solution apportée à la situation au directeur de l’efficacité institutionnelle, de la planification stratégique et de l’enseignement à distance.

Parmi les équipements fournis, citons : un ordinateur portable, des écouteurs ou tout autre équipement défini par le superviseur de l’employé. Le bureau de l’efficacité institutionnelle, de la planification stratégique et de l’enseignement à distance promeut un bureau « sans papier ». Toutefois, si des impressions sont nécessaires, prévoyez d’utiliser les imprimantes les jours affectés au travail en face-à-face.

FOURNITURES DE BUREAU

Chaque employé doit s’organiser pour acheter le matériel nécessaire en stock les jours de travail en face à face. Si du matériel non disponible est nécessaire, il doit se concerter avec son superviseur pour l’acquérir.

CONECTIVITÉ

Le séminaire comprend que le travail à distance consomme l’internet personnel de l’employé et que, dans certains cas, certains employés disposent de services internet d’une capacité suffisante pour maintenir une communication efficace et utiliser l’équipement à distance. À cette fin, l’employé recevra une contribution de $____ pour contribuer au paiement de l’internet.

ARCHIVAGE DES DOCUMENTS

Étant donné que nous travaillerons de manière intermittente entre le présentiel et le distanciel, il est important que les documents soient toujours archivés dans le cloud. Cela permettra d’y accéder à tout moment et de n’importe où. Le séminaire fournit un service Google Drive illimité. Tous les employés doivent veiller à ce que leurs documents soient facilement accessibles. Si vous avez des questions concernant l’utilisation de Google, vous pouvez contacter le responsable informatique ou vous référer à la plateforme IATS pour accéder aux enregistrements des ateliers proposés.

VIDÉOCONFÉRENCES – DÉVOTIONS, ATELIERS ET RÉUNIONS DU PERSONNEL

Dans le cadre de la communication constante à maintenir, des réunions quotidiennes seront organisées. Toutes les vidéoconférences se dérouleront par le biais de la plateforme « Zoom ». Les différents types de réunions sont décrits ci-dessous, mais ne sont pas limités à ceux-ci :

Dévotionnels

Les réunions spirituelles, auxquelles tout le monde est censé participer, se tiendront tous les jours à 9 heures. Les jours de travail en face à face, les réunions se tiendront dans la salle de réunion Israel Leito. Les jours de travail à distance, les réunions se tiendront via « Zoom » sur nos lieux de travail respectifs. Le responsable des technologies de l’information sera chargé d’envoyer le lien vers les dévotionnels. Si vous avez besoin de conseils ou si vous avez des questions concernant le lien pour les dévotions, vous devez vous adresser à lui.

Réunions du personnel

Ces réunions sont convoquées par l’administration lorsqu’elle estime nécessaire de donner de nouvelles instructions, de faire des annonces institutionnelles ou de se pencher sur tout autre aspect qu’elle juge pertinent. Elles peuvent être virtuelles ou en face à face. Elle est convoquée par l’un des administrateurs. Dans le cas d’une réunion virtuelle, un communiqué sera envoyé avec le lien Zoom correspondant. Si vous avez des difficultés à créer le lien, veuillez contacter le responsable informatique, qui vous fournira le lien Zoom si nécessaire.

PARTICIPATION AUX ATELIERS

Le département « Efficacité institutionnelle, planification stratégique et enseignement à distance » fournira en début d’année le calendrier des ateliers destinés au personnel et au corps enseignant. La participation est obligatoire.

UTILISATION DE LA CAMÉRA ET DE L’AUDIO

L’utilisation d’une caméra et d’un système audio pendant les réunions est fortement recommandée. En cas d’urgence ou de désagrément, vous pouvez en informer votre supérieur hiérarchique. De cette manière, nous favorisons un espace face à face au sein de notre espace virtuel. L’utilisation de la caméra favorise une communication efficace et l’interaction au sein de l’équipe, et aide à la compréhension du langage par le biais de la communication non verbale. L’utilisation d’écouteurs pendant les réunions est nécessaire pour préserver la confidentialité des conversations pendant les réunions. Pour cette raison, le code vestimentaire, l’étiquette, la zone et l’environnement de travail doivent être pris en compte.

TENUE

Une tenue vestimentaire appropriée est exigée pour les réunions. Les vêtements doivent être confortables, mais adaptés au travail. Une image de travail doit être présentée même lorsque nous sommes à notre domicile. Le port de pyjamas, de chemises de nuit, de décolletés, de cache-nez ou de maillots de bain, entre autres, n’est pas autorisé pendant les réunions.

ESPACE ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Il est nécessaire que l’employé choisisse son espace de travail virtuel. Bien qu’il ne soit pas obligatoire qu’il s’agisse d’un espace fixe, il est important qu’il favorise la concentration, élimine les distractions et représente un espace de travail approprié, même lorsque nous sommes à distance. Il est important qu’il soit confortable, bien ventilé et bien éclairé. Essayez autant que possible de ne pas avoir de fenêtres ou d’éclairage dans votre dos pendant les vidéoconférences. Veillez à ce que votre espace soit agréable et vous permette d’optimiser votre travail à distance. S’il y a d’autres personnes dans la maison pendant votre temps de travail, expliquez-leur le but et l’importance de votre travail. Nous vous suggérons d’installer un petit panneau pour rappeler à votre famille que vous travaillez à distance.

DÉJEUNER ET PAUSE DES EMPLOYÉS

Votre santé et la prévention des maladies sont très importantes pour le séminaire. C’est pourquoi nous vous recommandons de prévoir votre pause déjeuner. En outre, prenez de courtes pauses pour vous lever de votre poste de travail et vous étirer. Hydratez-vous et concentrez-vous sur des paysages agréables pour éviter la fatigue visuelle.

SITUATIONS D’URGENCE POUR LES EMPLOYÉS

Si l’employé doit s’absenter en raison d’une situation qui s’est présentée, il doit contacter son supérieur immédiat et lui faire part de la situation. Le cas échéant, il indique les tâches à accomplir pour assurer la continuité de son travail et ne pas affecter les services. Si le superviseur l’autorise, le travail peut être effectué à une date convenue d’un commun accord. Ce temps ne sera pas considéré comme une rémunération des heures supplémentaires. Si l’employé n’est pas en mesure d’effectuer les heures d’absence, il doit remplir la fiche de présence en indiquant le poste à imputer (vacances, maladie, maladie d’un membre de la famille, funérailles, personnel) et l’envoyer au responsable des ressources humaines. Nous sommes conscients de votre grand engagement dans l’œuvre de Dieu, car c’est ainsi que nous reconnaissons notre travail. Cependant, sachez vous arrêter, soyez un bon gestionnaire de votre corps et fidèle à votre famille en étant prudent dans les heures que vous consacrez à votre travail et en ne vous laissant pas affecter. Nous espérons que Dieu vous guidera pendant cette période où nous n’aurons pas le privilège de vous voir en personne tous les jours.