Manual para realizar videoconferencias

Manual de Normas de Etiqueta y Seguridad para Realizar Videoconferencias Exitosas

Avalúo, Efectividad Institucional y Educación a Distancia

Seminario Teológico Adventista Interamericano

2 de octubre de 2020

Introducción

A la hora de impartir o participar en una clase en línea sincrónica con el uso de videoconferencias, es necesario tener en cuenta algunas directrices para garantizar su éxito y evitar experiencias negativas o problemas legales. La Oficina de Avalúo, Efectividad Institucional y Educación a Distancia del Seminario Teológico Adventista Interamericano (SETAI) han desarrollado este manual de Normas de Etiqueta y Seguridad para Realizar Videoconferencia Exitosa que pueden ser útiles para los profesores y estudiantes. Aunque este manual no pretende ser un estudio exhaustivo sobre el tema, se ofrecen las recomendaciones básicas a tener en cuenta para poder ser exitosos en la tarea. Les exhortamos a todos los profesores y administradores a que lean cuidadosamente este corto documento y lo pongan en práctica para así poder ofrecer una clase de calidad que ejemplifique los altos estándares de nuestra institución para la gloria de Nuestro Padre Celestial. Si tienen alguna duda o pregunta siéntanse en la libertad de contactar la oficina de Avalúo, Efectividad Instituciones y Educación a Distancia del SETAI. Con mucho gusto le ayudaremos en todo lo posible.

¿Por qué necesitamos pensar en aspectos de seguridad en las videoconferencias?

Con la llegada del COVID 19, muchos aspectos de la educación tuvieron que amoldarse a la nueva realidad y junto con estos ajustes llegaron nuevos retos. El uso de videoconferencias para impartir clases se ha convertido en una alternativa segura al ofrecimiento de cursos presenciales del cual todos estamos agradecidos. Salvaguardamos la salud de nuestros estudiantes y a la vez seguimos ofreciendo la educación de calidad que nos caracteriza.

A pesar de todo esto, también llegó la interrogante del aspecto de seguridad. La seguridad de nuestros estudiantes es de gran prioridad para nuestra institución. El solicitar a los participantes que desde sus hogares enciendan sus cámaras, abriendo al público su espacio más íntimo (el hogar), es una gran responsabilidad la cual debemos respetar. Las Instituciones acreditadoras o agencias gubernamentales exigen que tengamos evidencia de que los estudiantes están tomando las clases y por ende se solicitan las cámaras encendidas. Esto puede ser retante en algunas circunstancias, por lo tanto hemos identificado maneras de verificar este requerimiento sin la necesidad de tener las cámaras encendidas en todo momento. Tomando en consideración este aspecto nos hemos dado a la tarea de desarrollar este Manual de Normas para Realizar Videoconferencias Exitosas para así minimizar cualquier riesgo que pueda surgir y a su vez garantizar un ambiente seguro y confiable para nuestros estudiantes.

Debido a que el SETAI ofrece cursos en diferentes países es necesario enfatizar que estas normas son simplemente el mínimo a seguir. Cada país y cultura tiene diferentes leyes y reglamentos que regulan las prácticas de seguridad y privacidad de los estudiantes las cuales deben ser cumplidas en todo momento. Este manual se convierte en un elemento adicional a tales efectos en diferentes países.

Normas a tener en cuenta cuando se otorguen clases por medio de videoconferencias

Como profesor, es su responsabilidad estar preparados para impartir las clases que se designan de una manera clara y entendible. Es por esta razón que se ofrecen los siguientes consejos para ofrecer videoconferencias efectivas y seguras para nuestros estudiantes. Se estarán dividiendo en secciones de antes, durante y después de una videoconferencia para su conveniencia.

Antes de la Videoconferencia:

Ore

Siempre es importante dedicar nuestro día de trabajo a nuestro Creador y Padre Celestial. Esto debe ser una costumbre constante en nuestras vidas. Ore por sus estudiantes, estabilidad en la conexión y para que Dios lo utilice en todo momento.

Prepare el escenario:

El lugar debe estar bien iluminado. Tenga en cuenta que muy poca o demasiada iluminación es perjudicial para su clase. Además, evite usar de fondo una ventana o espacio con mucha iluminación. Esto puede afectar adversamente su transmisión, ya que los estudiantes tendrán dificultad para verlo. Sería preferible que se coloque con el espacio abierto (ventana o puerta abierta a exteriores) detrás de la cámara en caso de que necesite la iluminación.

Pocas distracciones. Aunque nos guste colocar artefactos llamativos en las paredes o fondos de video con movimientos interesantes, estos pueden hacer que los participantes se concentren en esos aspectos y no en el mensaje. Un fondo que tenga pocas o ninguna distracción puede ser más efectivo en este caso (less is more).

Lugar con la menor cantidad de ruidos posibles. Evite, en la medida de lo posible, estar cerca de áreas que puedan tener exceso de ruidos. Lugares cerca de calles transitadas, maquinaria que haga ruido o lugares cerca de grupos de personas no son recomendados.

Busque un lugar donde la señal de internet sea aceptable.

WIFI o cable. Es preferible tener la computadora conectada directamente al enrutador (Router) ya que la señal de WiFi tiende a ser más lenta e inestable. De no ser posible, busque un lugar donde la señal del WiFi llegue fuerte.

Tenga Plan B.

De ser posible, tenga un plan B en caso de que su señal de internet falle. Plataformas como Zoom y otras ofrecen la capacidad de realizar llamadas telefónicas por las videoconferencias. Si no dispone de una señal de internet de respaldo, tenga a la mano el teléfono provisto de su videoconferencia para que pueda continuar por teléfono en lo que regresa su señal de internet.

Si llega a tiempo, llegará tarde.

Ingrese a la plataforma de videoconferencias con anticipación. Se recomienda que todo profesor ingrese a la plataforma por lo menos con 10 minutos de anticipación para que pueda realizar pruebas técnicas (prueba de micrófono, cámara, iluminación, calidad de señal, entre otros). También es recomendable activar la sala de espera para que en la medida que los estudiantes vayan conectando usted tenga el control de permitirles entrar cuando esté listo. Se ve poco profesional que los estudiantes ingresen a la videoconferencia y encuentren al profesor realizando pruebas técnicas.

Posición de la cámara.

Siendo que muchos utilizan las cámaras que están integradas en las computadoras portátiles, tome en consideración la posición de la cámara en relación a sus ojos. Si usted está más alto que la cámara, la dirección de la cámara será de abajo hacia arriba, por lo cual los participantes estarán más enfocados en los orificios de su nariz que en sus ojos, convirtiéndose así en una distracción.

Calidad de micrófonos.

Aunque no se espera que usted tenga un micrófono de alta calidad, debemos tener en cuenta la calidad de sonido que sale de su computadora. Uno de los detalles a tener en cuenta es el nivel del audio del micrófono. Si está muy alto, el sonido saldrá distorsionado. Si usted está muy alejado del micrófono, los participantes no podrán escuchar su mensaje. Verifique si su micrófono crea estática o hace ruidos al moverse. En ocasiones, los micrófonos de audífonos tienden a desgastarse y cuando se mueve el cable se escucha entrecortado o con estática.

Utilice ropa que no interfiera con la cámara.

En ocasiones, los presentadores utilizan ropa con líneas, cuadros o colores fuertes que pueden interferir con la calidad de la cámara o en las computadoras de los estudiantes. No solo hace que las imágenes se vean raras, ya que la cámara constantemente necesita re-enfocarse, sino que también aumenta el consumo de señal de internet. Lo recomendado es utilizar ropa de colores sólidos y sin líneas.

Durante la Videoconferencia:

Establezca las reglas para la videoconferencia. Una vez permita a los estudiantes ingresar a la plataforma, al comenzar cada clase, repase las reglas establecidas para la videoconferencia. Convertirlo en una rutina para que los estudiantes puedan tenerlo presente en sus mentes en todo momento. Reglas como política de micrófonos, política de cámaras encendidas, permisos para ir al baño, comida mientras se está en la clase, entre otras.

Cámara encendida o apagada.

El SETAI y HFU recomiendan que los participantes tengan sus cámaras apagadas cuando no sea necesario. Se recomienda que al principio, todos los estudiantes mantengan sus cámaras encendidas para el pase de lista y luego, cuando el profesor lo indique, las puedan apagar. Durante la lección haga preguntas al azar a estudiantes. Al hacer esto los estudiantes deberán encender sus cámaras y micrófonos para contestar. Si el estudiante no estaba presente o no estaba pendiente, se dará cuenta de inmediato. Nota: recuerde que existe un retraso de señal lo cual puede retrasar un poco la respuesta. Sea paciente.

Indique si va a grabar la videoconferencia.

Es importante que los participantes estén enterados de que están siendo grabados por motivos educativos. Esto quiere decir que ellos puedan volver a ver la grabación cuando les sea necesario desde la plataforma de aprendizaje y así repasar material que se mencionó. Esta grabación solo será utilizada para propósitos de la clase y de ese grupo en específico. Está totalmente prohibido que los estudiantes graben las pantallas. Los estudiantes que así lo hagan se exponen a sanciones de parte de la institución.

Micrófonos y audífonos.

Requiera a sus estudiantes que, en la medida que sea posible, utilicen auriculares (audífonos) para evitar la posibilidad de retroalimentación de audio (feedback). Se recomienda que todos los estudiantes tengan los micrófonos apagados mientras no estén hablando. La mayoría de las plataformas le permiten al presentador tener control (apagar) de los micrófonos. No tenga temor en hacerlo. Recuerde, en muchas ocasiones existe lo que se llama retraso (delay) en la señal. No se desespere si hace una pregunta y los participantes se tardan un poco en contestar o encender sus cámaras. No juegue con bolígrafos, ni revuelva o baraje papeles, ni teclee o haga ruidos innecesarios cerca del micrófono encendido. Esto afecta a los estudiantes ya que si tienen audífonos les puede causar malestar o afecta la comprensión del audio.

Gestos faciales.

La comunicación es esencial en las videoconferencias, pero no es recomendado que todos tengan los micrófonos encendidos. Es por esto que es recomendado que los participantes y el profesor utilicen expresiones faciales constantemente para indicar si comprenden o tienen dudas. De esta manera se evita la congestión de sonidos de muchos micrófonos encendidos.

Utilicen el CHAT.

En muchas ocasiones los presentadores tienden a ser interrumpidos por los estudiantes para realizar preguntas que ya fueron respondidas. Un consejo es que anime a los estudiantes a utilizar la función del chat para realizar preguntas y si algún estudiante conoce la respuesta le puede ayudar. Una vez el profesor realice una pausa, puede contestar aquellas preguntas no contestadas o aclarar dudas que se vean en el chat.

Coloque su pantalla en Vista de galería (Gallery view).

Plataformas como Zoom permiten al presentador ver la pantalla de dos formas: vista de presentador y vista de galería. Siempre es recomendable que la pantalla del presentador esté en formato de galería para que puedan ver las cámaras de los estudiantes a la vez y sus expresiones faciales. La plataforma Zoom, por ejemplo, permite ver hasta 49 cámaras en una sola pantalla.

Exija ropa pertinente.

No permita que los estudiantes estén acostados o con ropa no adecuada. Lo conocido como «Ropa Zoom» (o sea ropa adecuada de la cintura para arriba) no debe ser permitida en su videoconferencia. De darse cuenta el presentador debe amonestar al participante.

No discuta temas privados de los participantes frente al grupo.

Algunas plataformas permiten abrir salones o dividir en grupos pequeños las videoconferencias. Si existe la necesidad de discutir algún punto puede crear uno de estos (Breakout Rooms) y discutir estos puntos en privado.

Después de la videoconferencia:

Cierre la plataforma. Asegúrese de que apagó la grabación y que cerró la plataforma. Así evita que algún participante se quede dentro y la grabación continúe y se graben situaciones personales.

Ore.

Agradezca a Dios por las bendiciones demostradas a través de la videoconferencia.

Haga disponible la grabación a los estudiantes.

Normalmente la plataforma Zoom otorga acceso a la grabación de las videoconferencias después de que termine de codificar. La plataforma le enviará al profesor un correo electrónico (email) con el enlace para compartir la grabación. Si está utilizando la plataforma de Moodle, la grabación estará automáticamente disponible en la plataforma para que los estudiantes puedan ingresar. Si al pasar 24 horas no ve el enlace puede contactar a la Oficina de Servicio de información y tecnología ([email protected]) para que le ayuden a hacer público el enlace.

¡Esperamos que este manual sea de ayuda en su labor docente!