Manual de Trabajo Remoto

Seminario Teológico Adventista Interamericano

Manual de Trabajo Remoto

Diciembre 2022

INTRODUCCIÓN

Este documento tiene como objetivo presentar una guía para cumplir con los requisitos establecidos por el Seminario Teológico Adventista Interamericano, para el trabajo remoto durante tiempos de emergencia o cuando sea necesario. El mismo está en proceso de revisión y aprobación, por lo tanto, es posible que se hagan modificaciones más adelante.

DEFINICIÓN DE TRABAJO REMOTO

El trabajo remoto se define como cualquier trabajo que se lleve a cabo en una ubicación no centralizada. Para el SETAI, esto significa que cuando haya una justificación autorizada por la administración, ya sea debido a emergencias atmosféricas, vías intransitables, situaciones de salud o cualquier otro asunto que imposibilite el trabajo desde las oficinas, se podrá recurrir al recurso de trabajo remoto. En el caso puntual del periodo cuando se estará construyendo el puente de acceso a las oficinas del SETAI, el trabajo remoto autorizado supone que se trabajará presencialmente en las oficinas los lunes y jueves. Los martes y miércoles se trabajará desde los hogares utilizando las herramientas provistas por el Seminario (los días pueden ser cambiados por la administración dependiendo de la necesidad). En los días remotos, el supervisor inmediato realizará una reunión temprano para establecer las tareas a realizarse durante el día. Todos deben conectarse a la hora del devocional (9:00 a.m.).

ITINERARIO DE TRABAJO REMOTO

La administración del Seminario ha estipulado una frecuencia semanal para el trabajo remoto y presencial. Mientras sea necesario durante el 2023, los lunes y jueves el trabajo será presencial y los martes y miércoles en modalidad remota. Este itinerario puede variar a discreción de la Administración, basado en las necesidades de cada departamento y/o interés institucional. Se debe destacar que los días feriados o cedidos seguirán según el calendario autorizado por el Seminario. Cualquier cambio que surja será informado a través de su supervisor inmediato, o en una reunión de personal según lo estipule la administración a través del encargado de Recursos Humanos.

Si hubiera algun empleado que teniendo la capacidad de llegar a las oficinas, sin poner en riesgo su salud o seguridad, y deseara mantenerse trabajando en las oficinas, debe solicitar autorización a su supervisor inmediato.

COMUNICACIÓN

Para un trabajo remoto efectivo, la comunicación es esencial. El trabajo remoto se centra en un marco de flexibilidad, confianza mutua y responsabilidad en el cumplimiento de las tareas. Es importante destacar que la comunicación debe ser realizada a través de «Zoom», Hangout, correo electrónico o mensajería de texto (Whatsapp o Messages). De esta manera se mantiene una clara evidencia de lo dialogado y acordado.

Es importante que cada empleado conozca qué se espera de él/ella y cuál es la cadena de mando que debe seguir. Entiéndase que cualquier situación que surja, el primer eslabón a contactar es su supervisor inmediato. Es en comunicación con su supervisor inmediato que se trabajarán los casos en primera instancia. De ser necesario, el supervisor, analizará la situación con sus superiores y le dará el curso pertinente. Una vez se realice el acuerdo se debe informar al encargado de Recursos Humanos para que tenga el debido conocimiento.

EQUIPO – USO Y MANTENIMIENTO

Durante el trabajo remoto, la institución le proveerá con calidad de préstamo, el equipo necesario para su desempeño efectivo. De surgir alguna situación con el equipo, el empleado deberá seguir los siguientes pasos:

1. Informar a su supervisor inmediato la situación.
2. Solicitar por escrito la asistencia del oficial de Informática (IT). Este en coordinación con el supervisor inmediato del solicitante coordinará la asistencia requerida. De ser necesario, sustituir algún equipo o resolver algún problema de conectividad, el oficial de informática hará los arreglos necesarios para suplir la necesidad.
3. El oficial de informática someterá un breve informe de la solución a la situación al director de Efectividad Institucional, Planificación Estratégica y Educación a Distancia.

Algunos de los equipos que se están proveyendo son: computadora portátil, audífonos, o cualquier otro equipo establecido por el supervisor del empleado. La oficina de Efectividad Institucional, Planificación Estratégica y Educación a Distancia promueve una oficina «paperless», sin embargo, si es necesario imprimir algún documento, se debe planificar para utilizar las impresoras en los días asignados al trabajo presencial.

MATERIALES DE OFICINA

Cada empleado debe organizarse de forma que adquiera del almacén los materiales necesarios en los días de trabajo presencial. De ser necesario algún material no disponible, debe coordinar con su supervisor para la adquisición del mismo.

CONECTIVIDAD

El Seminario entiende que el trabajo remoto consume el internet personal del empleado y en algunos casos existen empleados tienen servicios de internet con la capacidad suficiente para mantener una comunicación y uso de equipo remoto efectivo. A tales efectos, el empleado recibirá una aportación de $____ para contribuir con el pago del internet.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Siendo que estaremos trabajando de manera intermitente entre presencial y remoto, es importante que los documentos siempre sean archivados en la “nube”. Esto permitirá el acceso a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar. El Seminario provee servicio ilimitado de Google Drive. Todos los empleados deben asegurar el fácil acceso a sus documentos. De tener alguna duda en cuanto al uso de Google, puede comunicarse con el encargado de Informática o referirse a la plataforma del SETAI para acceder a las grabaciones de los talleres proporcionados.

VIDEOCONFERENCIAS – DEVOCIONALES, TALLERES Y REUNIONES DE PERSONAL

Como parte de la comunicación constante que se debe mantener, se realizarán reuniones diarias. Todas las videoconferencias se llevarán a cabo a través de la plataforma de «Zoom». A continuación se describen los diferentes tipos de reuniones aunque no están limitados a estas:

Devocionales

Alimento espiritual que se espera que todos estén presentes, se llevarán a cabo todos los días a las 9:00 a.m. Los días de trabajo presencial, las reuniones se llevarán a cabo en el Salón de Juntas Israel Leito. Durante los días de trabajo remoto, las reuniones se llevarán a cabo a través de «Zoom», en nuestros respectivos lugares de trabajo. El oficial de informática, será el responsable de enviar el enlace correspondiente a los devocionales. De ser necesario alguna orientación o pregunta con respecto a la conexión para los devocionales debe ser canalizada a través de él.

Reuniones de personal

Estas reuniones serán citadas por la administración cuando así lo crean necesario para dar nuevas instrucciones, hacer anuncios institucionales, o cualquier otro aspecto que la administración considere pertinente reunirse. Puede ser virtual o presencial. La misma será citada por alguno de los administradores. En el caso de ser virtual, se enviará un comunicado con el enlace de Zoom correspondiente. De tener problemas creando el enlace se pueden comunicar con el Oficial de informática, quien proporcionará el enlace de Zoom de ser necesario.

ASISTENCIA A TALLERES

El departamento de Efectividad Institucional, Planificación Estratégica y Educación a Distancia proporcionará el calendario de talleres para el personal y la facultad a principios de año. La asistencia es compulsoria.

USO DE CÁMARA Y AUDIO

El uso de la cámara y audio durante las reuniones es altamente recomendado. Si tiene alguna emergencia o inconveniente lo puede informar a su supervisor inmediato. De esta manera promovemos un espacio presencial dentro de nuestro espacio virtual. El uso de la cámara fomenta la comunicación efectiva e interacción del equipo de trabajo y ayuda en la comprensión del lenguaje con la comunicación no verbal. El uso de audífonos durante las reuniones es requerido para así mantener la confidencialidad de las conversaciones durante las reuniones. Por tal motivo, debe tenerse en cuenta las normas de vestimenta, etiqueta, área y entorno de trabajo.

VESTIMENTA

Se requiere una vestimenta adecuada para los momentos de reunión. Se utilizará ropa cómoda, pero apropiada para el trabajo. Se debe presentar una imagen de trabajo aún cuando estemos en nuestras residencias. El uso de pijamas, camisillas, escotes, manguillos o trajes de baño, entre otros, no está permitido en horario de reuniones.

ÁREA Y ENTORNO DE TRABAJO

Es necesario que el empleado seleccione sus espacios para el trabajo virtual. Aunque no es compulsorio que sea un área fija, sí es importante que el mismo promueva la concentración, eliminación de distracciones y represente un área de trabajo apropiada aún cuando estemos en remoto. Es importante que se sienta cómodo(a), que tenga buena ventilación e iluminación. Trate hasta donde sea posible no tener ventanas o iluminación en su espalda durante las videoconferencias. Procure que su espacio sea agradable y que le permita maximizar su trabajo remoto. Si durante su tiempo de trabajo hay personas adicionales en el hogar, explíqueles la finalidad de su trabajo y la importancia del mismo.
Le sugerimos que coloque un pequeño cartel para recordar a su familia que está trabajando de manera remota.

TIEMPO DE ALMUERZO Y DESCANSO DEL EMPLEADO

Para el Seminario es muy importante su salud y la prevención de enfermedades. Es por eso que recomendamos que programe su tiempo de almuerzo. Adicional, haga pequeñas pausas para levantarse de su área y estirarse. Hidrátese y enfoque su vista a un paisaje placentero para evitar el agotamiento visual.

SITUACIONES DE EMERGENCIA DEL EMPLEADO

Si el empleado debe ausentarse debido a una situación surgida, debe comunicarse con su supervisor inmediato e informar la situación. De ser necesario, indicar cualquier tarea que deba ser completada para que su trabajo tenga continuidad y no se afecten los servicios. Si el supervisor lo autoriza, el trabajo podrá completarse en el horario convenido entre ambos. Este tiempo no será considerado como tiempo con paga extra.

Si el empleado no puede completar las horas ausentadas, debe llenar la hoja de record de asistencia indicando a qué partida será cargado (vacaciones, enfermedad, enfermedad de un familiar, funeral, personal), y enviarlo al encargado de Recursos Humanos.

Estamos concientes de su alto compromiso con la obra de Dios, pues así reconcemos nuestras labores. No obstante, sepa cuando parar, sea buen mayordomo de su cuerpo y fiel a su familia siendo prudente en las horas que dedica al trabajo y no afectarse. Confiamos en que Dios le ha de dirigir durante este tiempo donde no tendremos el privilegio de verle de manera presencial todos los días.