Planes de contingencia

PLANES DE CONTINGENCIA EN CASOS DE DESASTRES NATURALES Y OTROS EVENTOS FORTUITOS O PREVISIBLES

Todo el personal de la institución estará adiestrado para manejar efectivamente la situación que se presente, incluyendo mantener la calma y asistir a los visitantes si fuere necesario. De recibir instrucciones para desalojar el edificio, deberá hacerlo inmediatamente de manera calmada, ordenada, en fila y utilizando las escaleras de emergencia. 

Se utilizará la parte indicada por los mapas de desalojo que se encuentran a través de todo el edificio. Al bajar por las escaleras de emergencia deben dejar la parte izquierda libre en caso de que el personal de rescate pueda acceder al interior del edificio de ser necesario. Jamás utilice el ascensor como ruta de desalojo. La orden de desalojar las oficinas del edificio será emitida por el presidente de la Institución y/o uno de los vicepresidentes. En caso de que no se encuentre ninguno de los mencionados, la decisión la debe tomar la contable.

El punto de encuentro será el área de entrada entre la Iglesia de la UAA y el edificio del SETAI. La contable es la persona encargada de pasar lista para verificar que todo el personal, así como las visitas, si alguna, haya desalojado el edificio. No se permitirá regresar al edificio a buscar artículos personales hasta que haya pasado la emergencia.

Plan de acción en caso de Incendio:

En el momento en que una persona detecte un incendio o suene la alarma contra incendios, los empleados y visitas deberán desalojar el edificio manteniendo la calma, orden y control siguiendo las instrucciones del procedimiento general en caso de desalojo. Antes de abrir cualquier puerta primero debe recordar tocar la puerta antes de abrirla con la parte posterior de la mano. Si está caliente NO debe abrir la puerta.

Si se encuentra atrapado en su área cierre las puertas y ventanas poniendo un pedazo de tela como una cortina o una camisa en la ventana para avisar a las autoridades que usted se encuentra atrapado y bloquee las aperturas de la puerta con algún pedazo de tela húmedo. La contable estará encargada de contactar al cuerpo de bomberos para informar sobre el incendio.

Si pudo salir de su área no debe regresar a buscar ninguna pertenencia. Si hay una gran cantidad de humo debe ponerse de cuclillas y gatear pegado del piso para evitar inhalar grandes cantidades de humo. Además, deberá taparse la boca y la nariz con un pedazo de tela húmedo para evitar la inhalación de humos tóxicos mientras sigue la ruta de desalojo que está delineada en los mapas de desalojo.

Una vez se encuentre en el área designada (estacionamiento entre la iglesia de la UAA y el SETAI) la contable deberá pasar lista e informar a las autoridades la cantidad de personas que no pudieron desalojar.

Plan de acción en caso de terremoto:

Antes de un evento sísmico:

Antes de un evento sísmico, el comité de emergencia evaluará cualquier peligro estructural y lo reportará para minimizar cualquier peligro durante un evento. También se preparará e informará a los empleados el plan de manejo de emergencia en caso de terremoto. Se implementarán días en el calendario institucional con simulacros para desalojar el edificio cada año. Además, se identificarán riesgos emocionales (persona que no pueda manejar la situación en caso de emergencia).

Cada oficina debe tener un bulto de emergencia que contenga por lo menos una botella de agua, kit de primeros auxilios, linterna, bolsas de basura y un silbato.

Durante un evento sísmico:

Durante un movimiento sísmico debe mantener la calma y si es posible quédese en el lugar dónde se encuentra. No salga corriendo. Agáchese y cúbrase debajo de una mesa o escritorio que le ofrezca protección y agárrese de éste para que durante el movimiento no quede descubierto. De no tener algún lugar donde resguardarse colóquese pegado a una pared o alguna estructura fuerte en lo que se conoce como un triángulo de Vida (vea imagen de triángulo de vida). Mantenga la calma y espere a que pase el movimiento.

Después de un evento sísmico:

Luego que haya pasado el sismo debe desalojar el edificio lo antes posible, pero sin correr. Una vez se encuentren todos en el punto de encuentro (estacionamiento entre la iglesia de la UAA y el SETAI), la contable pasará lista de los empleados y visitas para informar al administrador encargado y a las autoridades pertinente, mientras el comité de emergencia se encarga de ofrecer los primeros auxilios a las personas que lo necesiten. Luego de realizada una inspección al edificio para verificar posibles daños estructurales por las autoridades correspondientes, se podrá regresar al mismo si se determina que no existe ningún tipo de riesgo. El edificio no está en área designada de peligro por tsunami, pero se le informará a los empleados y visitas para ayudarlos a mantener la calma. Recuerde, no utilice los teléfonos a menos que sea estrictamente necesario.

Plan de acción en caso de amenaza de bomba/artefacto explosivo:

Toda llamada que se reciba con amenaza de bomba será considerada como real. Debe anotar todos los datos de la llamada, como la hora y número de teléfono de la persona que llamó. Cuando hable con la persona, mantenga la calma e intente obtener información sobre la hora y lugar del estallido. Trate de identificar ruidos de fondo, así como la mayor cantidad posible de rasgos de la persona que realiza la llamada como: sexo, edad, origen étnico. Se notificará inmediatamente al Presidente.

El presidente del Seminario o su delegado, darán la orden de desalojo, mientras la Contable contacta a la Policía de Puerto Rico para que realice una inspección visual para tratar de encontrar a simple vista algún objeto que pudiera parecer extraño y que no tiene dueño aparente. Bajo ninguna circunstancia toque paquetes o bultos sospechosos. Se llamará inmediatamente a la Policía de Puerto Rico al 911 y (787) 343-2020.

Plan de acción en caso de una explosión

En caso de que ocurra una explosión, todo el personal administrativo y visitas deberán lanzarse al piso en dirección contraria a la onda expansiva. Luego de la explosión se les notificará a las autoridades pertinentes la localización de la explosión, cantidad de heridos y/o víctimas y el número de daños. Si hubiera que desalojar el edificio se seguirá el mismo proceso de desalojo que se utiliza en caso de incendio.

Plan de acción en caso de tirador activo «Active Shooter»

El empleado que primero escuche las detonaciones alertará al resto del personal gritando en voz alta: ¡Tiroteo, todos al piso! Si alguien es identificado con armas, entonces debe gritar: ¡Alguien armado! ¡Alguien armado!

Todos procederán a lanzarse al piso para protegerse. De tener tiempo, cada empleado debe encerrarse en sus oficinas y colocar algún mueble que bloquee la entrada a la oficina. De ser posible trate de bloquear la visibilidad de la puerta de cristal con papel.

Luego que cesen las detonaciones (o desaparezca de la vista el potencial agresor) espere un período de tiempo prudente. De acabarse el evento se realizará un anuncio por teléfono indicando que cesó el aviso de tirador activo. No debe usar las redes sociales para causar pánico.

El presidente o un administrador sobreviviente realizará una inspección, determinará si hubo víctimas. De haber víctimas la contable contactará a los servicios médicos correspondientes.

Plan de acción en caso de tormenta o huracán

Cuando se emita una vigilancia de tormenta o huracán para Puerto Rico el personal debe estar alertas de los comunicados del Centro Nacional de Meteorología. Antes de cualquier cosa hay que mantener la calma. Si el paso de la tormenta o huracán es inminente (se emite una vigilancia de huracán), el presidente autorizará comenzar con los preparativos para proteger vidas y bienes siguiendo los siguientes procedimientos.

Antes del huracán:

• El presidente realizará un comunicado para ser distribuido entre los estudiantes, coordinadores y administradores informando de que se activa el plan de emergencia debido a un evento atmosférico y que habrá un cierre temporero de labores.
• El personal identificado por el presidente verificará que no hayan escombros cerca para evitar rotura de ventanas por causa de escombros.
• Cada persona se encargará de asegurar todo el equipo de su respectiva oficina. Deberán cubrir los libros con plástico para que no se mojen y levantar del piso todo lo que se pueda dañar. Luego podrán ayudar a los colegas que necesiten ayuda en sus respectivas áreas.
• Desconectar todo el equipo eléctrico y alejarlos de las ventanas (si es posible bajar todos los interruptores).
• Se debe descartar todo lo que se pueda dañar en las neveras.
• En caso de ser un fin de semana, el administrador que vive más cerca podrá llamar a personas clave para diferentes tareas de la oficina (preferiblemente los que viven más cerca).
• Cada empleado deberá tomar fotos de todo lo que hay en su área de trabajo.
• El VP de finanzas o su delegado(a) deberá asegurar que la planta tenga el tanque de diesel lleno y que esté en buen estado (verificar el filtro y el aceite).
• El VP de finanzas o su delegado(a) deberá adelantar la nómina (de ser inminente el paso del evento atmosférico mayor) dos días antes del paso del evento atmosférico.
• Tres días antes del paso del evento atmosférico, el VP de finanzas deberá retirar efectivo de dos nóminas para pagar al personal por si el sistema bancario colapsara.
• La Asistente Administrativa académica deberá actualizar el listado de teléfonos y direcciones de cada empleado.
• El Presidente autorizará a los empleados suficiente tiempo para llegar a sus hogares a salvo.
• Distribuir radios de comunicaciones a todos los empleados en caso de perder la comunicación.
• Se espera que la mayoría de los documentos se encuentren en la nube. No obstante, debe realizar un resguardo en la nube nuevamente o en discos duros para la continuidad de labores. Además, cada persona debe asegurar los documentos físicos.

Después del huracán:

• Cotejar el bienestar de los empleados en sus hogares y asegurarse que sus necesidades sean cubiertas.
• Verificar el estado del edificio y los servicios disponibles (planta eléctrica, internet, agua, entre otros). El presidente del Seminario informará a través de los radios de comunicación la fecha de reanudar labores en el edificio.